Ortsunabhängig, flexibel und mobil zu arbeiten ist in manchen Firmen und Branchen schon weit verbreitet. Studien zeigen, dass Remote Work positiv auf die Gesundheit, Produktivität als auch Motivation der ArbeitnehmerInnen wirkt. Durch die bevorstehende Möglichkeit ArbeitnehmerInnen während der Inkubationszeit des Coronavirus nach Absprache ins Homeoffice zu senden, sollte ein Unternehmen bestimmte Regeln aufstellen und Folgendes berücksichtigen:
Bereiche definieren, reaktionsfähig & erreichbar sein
Die richtigen Tools verwenden
Passende Orte für Remote Work finden
Die Arbeitszeit bestimmen
Geeignete Maßnahmen setzen, um die Produktivität zu messen
Datenschutz gewährleisten
Bereiche definieren, reaktionsfähig sowie erreichbar sein
Für Unternehmen ist es wichtig, dass der Arbeitnehmer weiterhin gut erreichbar ist und die Ergebnisse und Qualität der Arbeit nicht in Mitleidenschaft gezogen werden. Grundsätzlich würde man nach der Art der Arbeit entscheiden, ob Homeoffice sinnvoll und umsetzbar ist. Beispielsweise lassen sich Bürotätigkeiten leichter auf zu Hause verlegen während der Einzelhandel vom Homeoffice größtenteils ausgeschlossen ist. Auch die Probezeit spielt hier eine Rolle, da während dieser Zeit oft noch zu wenig Wissen vorhanden ist und ArbeitnehmerInnen gern auf das Wissen ihrer KollegInnen vor Ort zurückgreifen. Im Zuge des Coronavirus ist abzuwägen, ob sich noch weitere firmeninterne Bereiche auf Homeoffice anwenden lassen.
Richtige Tools verwenden
Neben der Grundausstattung eines Laptops und Firmenhandys, um jederzeit während der Arbeitszeit für KollegInnen und Vorgesetzte erreichbar zu sein, sind auch die richtigen Tools zum Remote Working enorm wichtig. Interne Kommunikationstools, wie zum Beispiel Slack dienen dem raschen Austausch und bieten die Möglichkeit zu sehen wer gerade online und verfügbar ist. Neben der Chatfunktion zwischen MitarbeiterInnen können sich auch Abteilungen in Chatgruppen einteilen. Die Reaktionsfähigkeit der Remote Worker muss seitens der Firmen durch die technische Anbindung gewährleistet sein. Für gemeinsame Meetings können Tools mit Bildschirmübertragung, wie zum Beispiel Whereby verwendet werden. Virtuelle Meetings sowie Onlinekonferenzen können mit diesem Tool ganz einfach mittels integrierter Kamera und Mikrofon umgesetzt werden. Somit steht das virtuelle Meeting einem Realen in nichts nach.
Passende Orte für Remote Work
Während der Zeit des Coronavirus gestaltet sich der Arbeitsort für Homeoffice-Nutzende relativ einfach: nämlich ihr zu Hause. Ansonsten gilt es sich mit den ArbeitnehmerInnen abzusprechen, um aufgrund von Datensicherheit gegebenenfalls Orte auszuschließen oder auch Wünsche von MitarbeiterInnen umzusetzen.
Arbeitszeit bestimmen
Remote Work bedeutet nicht unbedingt egal zu welcher Zeit zu arbeiten. Je nach Firma, Branche und Aufgabenfeld können sich die Arbeitszeiten unterscheiden. Das Unternehmen gibt die Arbeitszeiten oder Kernzeiten vor, an welche sich MitarbeiterInnen auch im Homeoffice halten müssen - ebenso in Zeiten des Coronavirus. Absprachen innerhalb von Teams können helfen, damit jede Abteilung mindestens mit einer Person vor Ort besetzt bleibt.
Maßnahmen setzen, um die Produktivität zu messen
Neben Vertrauen können auch unterstützende Tools die gewünschte Produktivität sicherstellen. Diese lässt sich mit Remote Work sogar steigern. Festgelegte KPI´s (Key Performance Indicators) können gemeinsam in der Abteilung oder von der Führungskraft bestimmt werden, um die zuvor definierten Ziele zu messen und vergleichen. Dies kann sowohl sowohl durch CRM Lösungen, wie beispielsweise Hubspot, oder auch passende Software, wie zum Beispiel Google Analytics, umgesetzt werden.
Datenschutz gewährleisten
Je nach definierten Arbeitsorten kann es nötig sein, den Laptop der Mitarbeiter auch außerhalb der extra abgesicherten Netzwerke zu schützen. Vor allem an öffentlichen Orten ist es wichtig, dass keine Daten gestohlen oder verloren gehen. Schutz bieten hier besondere Vorkehrungen, wie zum Beispiel Kommunikation über Mails zu verschlüsseln. Unterschiedliche Anbieter eröffnen eine leichte Registrierung und gratis Handhabung, beispielweise Dracoon, welcher eine Email-Verschlüsselung über ein Outlook Add-In anbietet.